Une des grandes difficultés qu'ont les gens à récupérer des documents attachés tient à ce qu'ils n'ont pas la même version du logiciel que l'émetteur. Le courrier est une application relativement simple qui est très largement utilisée; mais il faut avouer qu'attacher et récupérer des documents peut donner du fil à retordre. Voici quelques recommandations à ce sujet.
Lorsque vous sauvegardez le document que vous voulez expédier, utilisez Enregistrer sous... (menu Fichier) et sélectionnez dans la fenêtre de dialogue un format d'enregistrement qui correspond à un format compatible avec la version du logiciel qu'utilise votre destinataire.
Évitez de choisir le format le plus récent qu'offre votre logiciel. Si vous utilisez MSWORD 97 sur PC ou MSWORD 98 sur Mac enregistrez sous le format MSWORD 6/95 qui est un format qui pourra être lu autant dans une version plus ancienne que dans une version plus récente. Même chose avec Excel ou Lotus ou Word Perfect. Dans de rares cas, vous pouvez perdre des informations et des formatages que permettent les versions les plus récentes, mais il est rare que l'utilisateur moyen utilise ces possibilités. N'oubliez pas de donner un nom différent à ce nouvel enregistrement.
Windows 95 et le Macintosh permettent d'utiliser des noms de fichiers plus longs que ne le permet le DOS: ne le faites pas, contentez-vous de donner un nom de huit caractères et d'utiliser l'extension que sont les trois derniers caractères après le point.
Un exemple. Vous avez un document enregistré sous le nom
«cinéma travail de session hiver 98 » donnez-lui plutôt le nom : « cine-h98.doc».
Les utilisateurs de Macintosh doivent apprendre à utiliser ces extensions s'ils veulent communiquer avec la majorité. Ceux qui utilisent la plateforme PC n'on pas à se soucier des extensions car leur logiciel les ajoutent automatiquement. Ajouter .xls pour un fichier Excel.
Si vous ne savez rien du logiciel du récepteur, sauvegardez votre texte en format Rich Text Format et utilisez l'extension .rtf . Ce format conserve une grande partie de votre formatage, comme les styles de caractères (gras, italique) même les tableaux sont préservés.
Vous pouvez aussi utiliser le format .txt pour « texte seulement », en dernier recours. Ce format enlève tout votre formatage pour ne conserver que les caractères de vos textes et les sauts de ligne. Si votre message est une simple texte comme une lettre cela pourrait convenir, mais dans le cas de tableaux, non.
Voici la démarche pour joindre un document MSWord à un courriel.
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